Teknologi Informasi masa depan harus menjawab lebih dalam lagi kebutuhan PTPN X baik itu direksi ataupun user lainnya. Ada beberapa konsep TI yang bisa dikembangkan untuk meningkatkan produktivitas dan keuntungan PTPN X serta membantu mengambil kebijakan dalam menentukan keputusan.

 

Early Warning System

Setiap perusahaan memiliki SOP dan kebijakan baku yang harus dijalankan dengan benar di semua level bisnis, baik dari tingkat user lapangan hingga manajemen. Namun bukan rahasia umum bahwa praktek di lapangan tidak selalu berjalan sesuai SOP yang benar. Harus ada sistem TI yang memastikan bahwa “SOP dan seluruh Kebijakan Direksi dijalankan oleh semua pihak”. Kebijakan direksi dan SOP dipindahkan kedalam sistem komputer yang sudah diatur alurnya. Lalu kemudian menjadi sebuah task list pada setiap pekerjaan dan diberikan kepada masing masing user. Setiap user tentu saja memiliki task list yang berbeda dengan user lainnya. User tidak diperbolehkan melakukan improvisasi dan hanya mengikuti task list yang menjadi tanggung jawabnya. Improvisasi dalam sistem ini tentu saja tidak dilarang, namun improvisasi hanya dilakukan oleh pengambil kebijakan dan bukan oleh eksekutor sendiri, sehingga jika ada kejadian tidak normal dalam sebuah proses sudah disediakan tindak lanjut oleh sistem dan bukan berupa improvisasi yang menyesatkan. Dalam ilmu manajemen segala jenis kondisi sebenarnya sudah diperhitungkan. Kejadian terbaik, normal dan kejadian terburuk sudah di prediksikan terlebih dahulu lalu dimasukkan ke dalam sistem komputer dan improvisasi eksekutor tidak dibutuhkan lagi.

 

Jika taks list tidak diberlakukan dengan baik, maka sistem TI harus bisa mengingatkan user dan melaporkan kejadian kepada quality control atau pihak terkait lainnya. Untuk memastikan sebuah task list dijalankan, maka sistem harus bisa memberikan petunjuk dan bimbingan dengan mudah. Sistem tersebut biasa disebut Early Warning System. Contoh sederhana dari Early Warning Systemdalam bidang produksi adalah sebagai berikut:

 

Pembukaan lahan	14 Hari Sebelum tanam	Dengan traktor x dengan pola y
Pemberian Kompos	1 Hari sebelum tanam	5 ku kompos per 1 Ha
Penanaman Tebu	Tanggal tanam	Kombinasi 30% Masak awal, 40% masak tengah, 30% masak akhir
Pengairan I	7 Hari setelah tanam	Debit air x m3 per Ha dengan jenis air Y
Pengairan II	15 Hari stelah tanam	Debit air x m3 per Ha dengan jenis air Y
Pemupukan II	30 Hari setelah tanam	Kombinasi ZA 3 ku dan Phonska 2 ku per Ha

Tanggal tanam sudah ditentukan atau direncanakan sebelumnya oleh SKW, sehingga task list akan berisi tanggal jadwal budidaya yang harus dilakukan dan besarnya bahan atau material untuk menghasilkan produktivitas tebu yang tinggi. Tentu saja angka-angka diatas dapat diatur dan diubah oleh pengambil kebijakan menurut kondisi yang terjadi. Task list dan material yang ditentukan harus berdasar pada pilihan kondisi yang tepat, semisal task list untuk Plain Cane di tanah sawah dan Plain Cane di tegal berbeda. Variabellain seperti unsur hara tanah, jalur irigasi, iklim, dan kondisi sosial budaya masyarakat bisa menjadi pembeda dari task list yang di-generate otomatisdari sistem. Dengan sistem ini maka semua keadaan akan selalu menjadi kondisi yang normal bahkan untuk situasi terburuk sekalipun, karena sudah diperhitungkan sebelumnya. Contoh jika budidaya tebu di Madura dengan unsur tanah yang kurang bagus, iklim yang kering dan tidak ada irigasi, serta kondisi sosial budaya yang kurang mendukung akan menghasilkan task list yang berbeda dengan task list di daerah Kediri.

 

Agar task list dipastikan untuk dilaksanakan, maka beberapa hari sebelum jadwal tertentu user sudah di ingatkan baik melalui laporan atau melalui sms. Contoh SMS untuk Early Warning Systemadalah sebagai berikut :

 

“2 hari lagi tanggal 18 Juni 2014 anda dijadwalkan melakukan penanaman pada lahan xxxx dengan varietas PS 862 sebanyak 15.000 budchip seluas 1 Ha dengan pkp double row 235”.

 

SMS diatas bisa dikirim ke SKW, PTRI, ataupun petani untuk melakukan persiapan. Penanam harus sesuai dengan rencana, bahkan SKK bibit sudah diberikan laporan jauh hari sebelumnya untuk menyiapkan bibit PS 862 sebanyak 1 Ha untuk ditanam pada lahan tertentu. Pada tanggal 18 Juni, user terkait harus melaporkan bahwa proses penanaman sudah dilakukan menurut task list, sehingga laporan kemajuan pekerjaan sudah bisa dilihat oleh pihak pihak tertentu tanpa menunggu waktu yang lebih lama lagi.

 

Early Warning Systemtidak hanya diberlakukan untuk produksi saja, namun semua proses bisnis PTPN X. Hal ini karena proses bisnis tidak bisa berdiri sendiri dan berhubungan satu dengan yang lain. Contoh diatas misalnya, task list penanaman PS 862 mempengaruhi task list SKK bibit, task list pihak AK&U untuk mengurus kredit yang dibutuhkan, task list SDM untuk tenaga kerja, dan task list lainnya. Oleh karena itu semua SOP dan kebijakan dalam semua kondisi harus detail dimasukkan ke dalam sistem sehingga nantinya alur proses bisnis tidak tersendat. Untuk membuat EWS dibutuhkan analisis proses bisnis yang tidak sedikit bahkan mencapai 70% dari waktu total pengerjaan, dan dibantu oleh dukungan semua pemangku kebijakan baik direksi maupun manajemen dibawahnya. (M. Syaiful Rizal_Sekper, OPI_Sekper)

Rank 14 of The Best Twenty Five LKTI 2014