Sertifikat ISO 9001:2008 yang telah diperoleh Kantor Direksi PT Perkebunan Nusantara (PTPN) X pada tahun 2015 tidak hanya patut dibanggakan, tetapi juga perlu dipertahankan melalui develop prosedur yang terdokumentasi dengan baik dalam setiap proses bisnisnya.

“Untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 masih tetap dijalankan dengan konsisten dan untuk melihat  Continual Improvement terhadap penerapan ISO 9001:2008, maka diperlukan surveillance audit setiap satu tahun sekali,” ucap Vera Agustine, konsultan pendamping ISO 9001:2008.

Persaingan dalam menghadapi MEA kali ini tidak hanya dituntut dalam hal strategi produksi kuantitatif dan kualitatif, tetapi juga kepastian dalam quality management system. Ketika perusahaan dengan visi menjadi perusahaan agroindustri terkemuka yang berwawasan lingkungan ini menjalankan proses bisnisnya, pun patut menjadi sorotan. Dimana, setiap prosedur pelayanan dari setiap Divisi/Biro/Sekretaris Perusahaan (Sekper)/Satuan Pengawas Intern (SPI) kepada Divisi/Biro/Sekper/SPI/Unit/Stakeholder yang menjadi customer mampu dilaksanakan sesuai SOP dan terdokumentasi dengan baik sehingga kemampuan ketelusuran pelayanan dapat dipertanggungjawabkan.

Salah satu persiapan dalam menghadapi surveillance yang dilaksanakan pada tanggal 21 Desember 2015 ini adalah audit internal. Audit internal menjadi tools pertama dalam mengidentifikasi compliance terhadap klausul-klausul ISO 9001:2008 dan telah dilakukan oleh tim auditor internal Kantor Direksi PTPN X di sela-sela tugas rutin dan jadwal antar auditee dan auditor yang full booked. Audit internal untuk 13 Divisi, 2 Biro, SPI, dan Sekper berhasil diselesaikan dalam waktu 1 minggu. Hasil temuan/NC (Non conformity) tersebut dibahas dalam Management review / Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) yang diadakan satu tahun sekali sesuai prosedur ISO 9001:2008. Setiap NC ditindaklanjuti oleh Divisi/Biro terkait dan dipantau status penyelesaiannya oleh Management Representative (MR).

Document controller ISO 9001:2008, Mudjiono mengatakan, “Temuan yang masih ada, biasanya terkait satuan yang belum kuantitatif dan evidence yang belum sesuai.”

Dalam surveillance yang diauditori oleh Riza Narulita sebagai lead auditor dari LS-Pro PT. URS Services Indonesia ini menghasilkan dua NC yang dapat segera di-closed oleh divisi terkait. Closing meeting dihadiri oleh Direktur SDM dan Umum, Djoko Santoso bersama setiap perwakilan dari masing-masing Divisi, Biro, Sekper, dan SPI. Setelah disampaikan review surveillance audit, PTPN X dinyatakan tetap layak menyandang sertifikat ISO 9001:2008. (Desi_QC, VER_Corcom)