Pengelolaan sistem administrasi modern sudah lama membidik konsep paperless. Wacana paperless untuk keperluan administrasi di sebuah perusahaan atau yang lebih lazim dikenal dengan nama paperless office ini mulai mencuat di era 90-an. Menggunakan kertas seminimal mungkin baik dengan cara menekan tingkat kesalahan ketik maupun menggunakan kertas di kedua sisi dan digitalisasi dokumen merupakan filosofi dari paperless.

 

Manfaatnya sudah jelas berlapis. Mulai dari peningkatan produktifitas, penghematan biaya, efisiensi tempat, manajemen dokumentasi yang lebih baik, mempercepat instruksi dan penyebaran informasi, dan yang utama adalah meningkatkan citra organisasi. Dikatakan berpengaruh positif terhadap citra organisasi, karena dengan paperless, maka secara langsung maupun tidak langsung, perusahaan telah menerapkan satu dari konsep 3P (Profit, Planet, People), yakni planet. Penerapan konsep paperless secara masif berarti turut menyelamatkan bumi dari berkurangnya kuantitas air, kerusakan lingkungan, dan deforestasi hutan.

 

Seiring kemajuan zaman, penerapan paperless tidak melulu untuk kegiatan administrasi kantor, namun juga dapat diaplikasikan pada saat perhelatan-perhelatan formal maupun semi formal, seperti workshop, seminar dan sejenisnya, dimana pendaftaran peserta tidak lagi menggunakan kertas, tetapi cukup menggunakan laptop.

 

Hal ini penulis alami ketika mengikuti Forum Group Discussion di Kantor Kementerian BUMN. Panitia tidak perlu repot-repot menyiapkan kertas dan alat tulis, tetapi cukup menyediakan beberapa laptop untuk pendaftaran peserta. Dengan menggunakan software Microsoft Access, panitia cukup menyediakan template dan peserta tinggal mengisi form registrasi sesuai dengan tabel template yang disediakan. Cukup mudah, cepat, ringkas, dan sederhana.

 

Kini, registrasi peserta pun bisa paperless! Bagaimana dengan perusahaan kita? Semoga dalam waktu dekat korporasi dapat meniru hal yang sama bahkan dapat menemukan tips dan trik yang lebih inovatif terkait penerapan paperless. (OPI_Sekper)