Langkah pertama dari kaizen adalah menerapkan PDCA (Plan Do Check Action). Plan  berkaitan dengan target dan perumusan rencana untuk mencapai target. Pada dasarnya karyawan perusahaan lebih cenderung mencari rasa nyaman dalam bekerja, sehingga manajemen harus senantiasa menetapkan target atau sasaran untuk memacu karyawan dalam bekerja. Dalam menetapkan target dan rencana, perusahaan dapat menerapkan konsep 3M (Muda, Mura dan Muri) serta 5S. Konsep 3M ditujukan untuk mengurangi banyaknya proses kerja, meningkatkan mutu, mempersingkat waktu dan mencapai efisiensi. Muda berarti pengurangan pemborosan. Mura mengurangi perbedaan, dan Muri mengurangi ketegangan. Manajemen juga dapat menggunakan konsep 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke). Konsep 5 S  merupakan budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan tempat kerjanya secara benar. Bila tempat kerja tertata rapi, bersih, tertib maka kemudahan bekerja perorangan dapat diciptakan. Dengan kemudahan bekerja ini, empat bidang sasaran pokok industri dapat tercapai antara lain efisiensi kerja, produktifitas kerja, kualitas kerja, dan keselamatan kerja. Dalam  melakukan kaizen, keselamatan kerja karyawan dan kualitas jangan dilupakan, karena memberikan keuntungan bagi perusahaan.

Do berkaitan dengan penerapan rencana. Karyawan harus mengikuti rencana yang sudah ditetapkan oleh manajemen untuk mencapai target. Ketika target yang ditetapkan manajemen tidak tercapai maka ditemukan suatu masalah.

Check merujuk pada penetapan apakah penerapan tersebut berada pada jalur yang sesuai rencana dan memantau kemajuan perbaikan yang direncanakan.. Dalam kaizen,  masalah yang ditemukan atau yang terjadi adalah jalan bagi karyawan untuk memunculkan ide karena ide yang baik muncul jika terjadi masalah sehingga alasan-alasan klasik dapat dihindarkan dan memberikan masukan bagi manajemen.

Action berkaitan dengan standarisasi prosedur baru guna menghindari terjadinya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya. Ide perbaikan didapatkan melalui beberapa cara antara lain melihat dengan kepala sendiri dan melakukan teknik bertanya 5W1H (what, who, why, where, when dan how) sehingga akar permasalahan dapat diketahui oleh manajemen. Perusahaan bisa mendapatkan masukan ide bukan hanya dari manajemen tingkat atas namun juga dari karyawan pada berbagai level. Perusahaan dapat memilih gagasan-gagasan atau ide yang dapat diterapkan. Biasanya, solusi terbaik adalah solusi yang paling sederhana, logis, dan mudah dilaksanakan. Karyawan pun dapat lebih bersemangat bekerja karena ide-ide mereka diterima dan dilaksanakan oleh perusahaan.

PDCA ini bisa dituangkan dalam strategy map (peta strategi) perusahaan yang selaras dengan visi perusahaan. Peta strategi perusahaan diturunkan dan diselaraskan (cascading) kepada divisi perusahaan, sehingga tiap divisi memiliki peta strategi yang selaras dengan peta strategi perusahaan. Peta strategi ini terdiri dari sasaran strategi, Key Performance Indicator (KPI), dan target dalam pelaksanaannya. Hal ini tertuang pada Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP). Manajemen puncak perlu menyosialisasikan peta strategi kepada seluruh karyawan dari level atas sampai dengan level bawah. Sehingga tiap karyawan mengetahui, mengerti, dan peduli terhadap tujuan tiap divisi yang sudah ditetapkan. (Ikhwan Krisnadi_Sekper, OPI_Corcom)

 

Number 18 of the Best 30 LKTI 2015