Terkait pengimplementasian ERP (Enterprise Resource Planning) di seluruh unit PT Perkebunan Nusantara mulai I hingga XIV, pada 18-19 Agustus 2016 lalu, Holding Perkebunan menyelenggarakan diskusi. Membahas lebih lanjut tentang Chart of Account (COA) dan Global Template ERP, hal ini berkaitan dengan hasil pertemuan yang sebelumnya mengenai COA yang dinilai oleh Holding belum menunjukkan progress yang optimal.

Dibuka oleh Suhendri, Kepala Bagian Keuangan Holding Perkebunan, diskusi ini mengambil tempat di Ruang Rapat Kantor Direksi PT Perkebunan Nusantara XI Surabaya. Menurut Suhendri, saat ini PT  Perkebunan Nusantara sedang bersiap melakukan perjalanan besar di era baru sistem informasi, yaitu implementasi ERP.

“Manfaat yang sangat dinantikan oleh pihak holding dari implementasi ERP di perkebunan adalah kemudahan dalam melakukan pengawasan di tiap-tiap PTPN. Kemudahan melakukan pengawasan tersebut dapat didapatkan melalui rekonsiliasi dan konsolidasi laporan keuangan dari masing-masing PTPN ke Holding secara real-time. Selain itu, kemudahan dalam memperoleh data-data yang dibutuhkan di masing-masing PTPN akan membantu pihak holding untuk melakukan pengawasan,” papar Suhendri.

Acara dilanjutkan dengan pemaparan ERP secara global oleh Hengky, konsultan modul keuangan dari PT TELKOM. Beberapa penjelasan yang disajikan antara lain global template, struktur data, master data, dan pembahasan mengenai COA.

“Global template perlu disusun agar dapat digunakan sebagai panduan dalam implementasi ERP di masing-masing PTPN. Global template tidak mutlak harus sama antara satu PTPN dengan PTPN lainnya karena masing-masing PTPN mempunyai proses bisnis yang berbeda. Hanya saja dengan global template ini, perbedaan tersebut tidak terlalu jauh,” terang Hengky.

Sebagai tindak lanjut, para peserta diskusi dibagi ke dalam kelas-kelas yang sesuai dengan bahasan masing-masing bagian. Beberapa kelas yang diselenggarakan antara lain kelas FICO (Akuntansi dan Keuangan), PP(Produksi), PM(Maintenance), MM (Procurement) dan HCM (HR/SDM). Selanjutnya, pembahasan struktur COA dilakukan di dua kelas terpisah. Untuk tanaman semusim dan tanaman tahunan.

Sebagai bahan panduan pembentukan COA mengacu pada COA yang dipakai oleh PT Perkebunan Nusantara X(PTPN X). Hal ini dikarenakan pihak PTPN X telah lebih dahulu mengimplementasikan ERP di perusahaannya. Dengan adanya panduan ini, seluruh PTPN akan lebih mudah dalam melakukan penyeragaman struktur COA. Selain itu, COA yang dipakai oleh PTPN X pun juga mengacu pada COA yang berlaku di PT Perkebunan Nusantara.

Pembahasan  mengenai COA ini berlanjut di hari berikutnya dengan agenda pembandingan COA antar PTPN. Dengan struktur COA yang sudah disepakati, maka untuk menyeragamkan COA masing-masing PTPN akan lebih mudah. Jika memang ada COA yang belum masuk di COA global, maka akan lebih mudah ditambahkan sesuai keperluan. COA ini nanti yang akan kembali dibahas oleh pihak holding di tingkat berikutnya untuk diputuskan digunakan di seluruh PTPN.

Acara ini ditutup dengan pemaparan dan simulasi ERP-SAP oleh PTPN X. Hal ini dilakukan untuk memberikan gambaran mengenai sistem ERP melalui SAP yang nantinya akan diterapkan di masing-masing PTPN sesuai dengan arahan holding. Pihak PTPN X melakukan simulasi mengenai pengadaan barang (Modul MM) dan integrasinya dengan modul-modul lain terutama akuntansi (modul FI).

 Banyak pertanyaan yang muncul pada saat simulasi. Dari forum simulasi ini, dapat dilihat bahwa dalam pengadaan barang dan jasa saja, masing-masing PTPN mempunyai alur yang berbeda-beda. Hal ini merupakan pekerjaan yang harus dicari solusinya terkait dengan penyeragaman yang akan dilakukan oleh holding dalam implementasi ERP di seluruh PT Perkebunan Nusantara. (Kusuma Dewangga_SEKPER, FIR_SEKPER)